Was genau in einer Abwesenheitsnotiz stehen sollte

Am 13.10.2021 von Emil Löxkes

Wie formuliere ich meinen Abwesenheitsvermerk so, dass er verständlich und prägnant ist. Denn bei der Abwesenheitsnotiz handelt es sich um einen möglichst kurzen Text, der das Wichtigste vermitteln soll: In welchem Zeitraum man nicht erreichbar ist, wann die Kontakte wieder mit einem rechnen können, evt. Wird der Grund der Abwesenheit angegeben, oder auch eine persönliche Note. Auch einen Verweis auf eine alternative Mail-Adresse oder die Telefonnummer eines Kollegen, einer Kollegin, die im Thema stehen, ist ratsam. Als Betreff gibt das Wort „Abwesenheitsvermerk“ bereits den entsprechenden Aufschluss. Den eigentlichen Text könnte man mit der Anrede beginnen und dem Dank dafür, dass die Nachricht übermittelt wurde. Anschließend folgt die Information darüber, wann man wieder persönlich erreichbar ist, auch den Grund der Abwesenheit kann man erwähnen. Einen positiveren Eindruck vermittelt man, wenn man den Termin nennt, an dem man wieder erreichbar ist.

Klar gesagt werden sollte, wenn Mails nicht automatisch weitergeleitet werden, z.B. mit der Formulierung: „Ich bitte um Nachsicht, dass Ihre Mail nicht weitergeleitet wird“. Oder wenn diese von Kolleginnen oder Kollegen eingesehen werden können. Bei letzterem weist man auf die Telefonnummer bzw. die Mailanschrift der Vertretung hin. Und wenn man nicht möchte, dass die Vertretung mit nicht ganz so relevanten Anliegen kontaktiert wird, dann kann man die Abwesenheitsnotiz so formulieren, dass die Vertretungs-Option bitte nur in dringenden Fällen genutzt werden sollte.